Persondatapolitik

Servitutsøger ApS ("Servitutsøger", "vi", "os", "vores") behandler personoplysninger som led i drift og levering af vores softwareløsning til fremsøgning og behandling af servitutoplysninger.

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger, når vi er dataansvarlige. Politikken gælder bl.a. for personer, der: bruger vores løsning, besøger vores hjemmeside, kontakter os, modtager nyhedsbreve eller anden kommunikation fra os, eller indgår i oplysninger, som vi indsamler fra offentligt tilgængelige kilder som led i vores tjeneste.

Hvis vi behandler personoplysninger på vegne af en kunde, sker dette som databehandler og reguleres af den relevante databehandleraftale (DPA), som er indgået med kunden.

2. Hvilke behandlinger foretager vi?

2.1. Oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder

Formål

Vi indsamler, strukturerer og behandler oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, herunder servitut- og ejendomsoplysninger, for at kunne levere vores løsning og forbedre kvalitet, hastighed og præcision i vores søgninger og resultater.

Kategorier af oplysninger

Almindelige personoplysninger, som måtte fremgå af offentligt tilgængelige servitutter, tinglysningsakter og relaterede ejendomsoplysninger, herunder fx navn, adresse og relation til en ejendom.

Kilder

Offentligt tilgængelige registre og dokumenter, herunder fx tinglysning, offentlige ejendomsdata og relaterede kilder.

Behandlingsgrundlag

Vi behandler oplysningerne med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, om vores legitime interesse i at kunne levere en struktureret og effektiv løsning til fremsøgning og behandling af servitutoplysninger. Ved vurderingen har vi lagt vægt på, at der alene er tale om oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, og at behandlingen er nødvendig for at levere tjenesten.

Opbevaring

Oplysningerne opbevares, så længe det er nødvendigt for at levere og forbedre tjenesten. Oplysninger opdateres løbende i takt med ændringer i de offentligt tilgængelige kilder.

2.2. Brugere af Servitutsøgers løsning

Formål

At oprette og administrere brugerkonti, levere adgang til løsningen, håndtere abonnementer, support, sikkerhed, fejlsøgning og løbende forbedringer af tjenesten.

Kategorier af oplysninger

Navn, e-mailadresse, virksomhed, stilling, bruger-ID, loginoplysninger, abonnementsoplysninger, fakturaoplysninger, tekniske logdata og oplysninger om brug af løsningen.

Kilder

Oplysningerne kommer fra brugeren selv, brugerens arbejdsgiver eller virksomhed samt fra brugen af løsningen.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når det er nødvendigt for at opfylde aftalen med kunden eller brugeren, og artikel 6, stk. 1, litra f, når det er nødvendigt for vores legitime interesse i sikker drift, produktforbedring, support og forebyggelse af misbrug.

Opbevaring

Konto- og abonnementsoplysninger opbevares som udgangspunkt, så længe kundeforholdet består. Oplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare efter bogføringsloven eller anden lovgivning, kan opbevares i op til 5 år efter regnskabsårets udløb.

2.3. Fejlrapporter, support og hændelseslogning

Formål

At håndtere fejl, supporthenvendelser, rapporterede problemer og tekniske hændelser samt forbedre stabilitet, sikkerhed og funktionalitet i løsningen.

Kategorier af oplysninger

Brugerens e-mailadresse, bruger-ID, oplysninger om den konkrete fejl, tekniske metadata, tidsstempler, logdata samt eventuelle oplysninger, som brugeren selv indsender i en supporthenvendelse.

Kilder

Oplysningerne kommer fra brugeren selv, fra brugen af løsningen og fra systemgenererede logs.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, hvis henvendelsen vedrører levering af tjenesten, og artikel 6, stk. 1, litra f, når behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at kunne fejlrette, dokumentere hændelser og forbedre vores produkt.

Opbevaring

Support- og hændelsesoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for at håndtere henvendelsen og dokumentere relevante forhold. Tekniske logs slettes eller anonymiseres løbende efter vores interne procedurer, medmindre længere opbevaring er nødvendig af sikkerheds- eller dokumentationshensyn.

2.4. AI-baseret opsummering af servitutudklip

Formål

At tilbyde AI-baseret opsummering af udvalgte servitutudklip som en del af vores løsning.

Kategorier af oplysninger

Uddrag af servituttekst samt relaterede prompt- og svaroplysninger. Vi bestræber os på ikke at sende kundespecifikke konto- eller identifikationsoplysninger til denne funktion.

Kilder

Oplysningerne stammer fra de servitutudklip, som behandles i løsningen.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når opsummeringsfunktionen anvendes som led i levering af tjenesten, og artikel 6, stk. 1, litra f, når behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at kunne levere og forbedre funktionaliteten.

Opbevaring

Oplysninger opbevares i det omfang, det er nødvendigt for at levere funktionen, dokumentere resultatet og forbedre tjenesten i overensstemmelse med vores gældende praksis og leverandøraftaler.

2.5. Hjemmesidebesøgende og formularer

Formål

At drive og forbedre vores hjemmeside, håndtere henvendelser via kontaktformularer samt følge op på interesse for vores produkter og ydelser.

Kategorier af oplysninger

Navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhed, beskedindhold, IP-adresse og eventuelle øvrige oplysninger indsendt via hjemmesiden.

Kilder

Oplysningerne kommer fra dig selv, når du besøger vores hjemmeside eller udfylder en formular.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, hvis henvendelsen vedrører indgåelse eller opfyldelse af en aftale, og artikel 6, stk. 1, litra f, når behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at besvare henvendelser, forbedre vores hjemmeside og følge op på forespørgsler.

Opbevaring

Henvendelser og formularoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for at håndtere den konkrete dialog og eventuel efterfølgende opfølgning.

2.6. Nyhedsbreve og markedsføring

Formål

At sende nyhedsbreve, opdateringer og relevant markedsføring til personer, der har tilmeldt sig eller i øvrigt lovligt kan modtage sådan kommunikation.

Kategorier af oplysninger

Navn, e-mailadresse, virksomhed og oplysninger om til- og afmelding.

Kilder

Oplysningerne kommer fra dig selv.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, om vores legitime interesse i at markedsføre vores virksomhed og tjenester, samt artikel 6, stk. 1, litra c, i det omfang vi skal dokumentere samtykker eller overholde markedsføringsretlige regler.

Opbevaring

Oplysninger opbevares, så længe du er tilmeldt, og i en rimelig periode derefter til dokumentationsformål.

3. Modtagere af personoplysninger

Vi kan overlade personoplysninger til betroede leverandører, der bistår os med drift, hosting, support, hjemmeside, sikkerhed og udvalgte AI-funktioner. Disse leverandører behandler oplysninger på vores vegne i det omfang, det er relevant, og i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler og vores aftaler med dem.

4. Dataplacering og overførsler

Personoplysninger behandles og opbevares som udgangspunkt inden for EU/EØS. For visse funktioner, herunder udvalgte AI-baserede funktioner, kan data dog behandles uden for EU/EØS. I sådanne tilfælde sker dette kun på grundlag af et gyldigt overførselsgrundlag og passende sikkerhedsforanstaltninger.

5. Opbevaringsprincipper

Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til, eller så længe det kræves efter lovgivningen. Når oplysninger ikke længere er nødvendige, slettes, anonymiseres eller arkiveres de på betryggende vis.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Du kan blandt andet have ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, berigtigelse af urigtige oplysninger, sletning i særlige tilfælde, begrænsning af behandling, dataportabilitet, hvor betingelserne er opfyldt, og indsigelse mod vores behandling, herunder mod behandling baseret på legitim interesse.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@servitutsoger.dk.

7. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os. Du har også ret til at indgive klage til Datatilsynet.

8. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på:

Servitutsøger ApS
CVR-nr.: 45155811
Adresse: Parkvej 8, 4. th, 9000 Aalborg
E-mail: info@servitutsoger.dk

9. Ændringer

Vi kan løbende opdatere denne persondatapolitik. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.